Vorbereitung ist Alles! Was man vergisst hat man im Tank!


    Die Überschrift zu diesem Text könnte einleuchtender nicht sein. Jeder DJ weiß, dass man nicht unvorbereitet zu einer Veranstaltung fahren kann. Je besser man weiß, was auf einen zukommt, desto besser ist das Ergebnis, das man abliefert. Doch eine gute Vorbereitung kostet Zeit und wer hat die schon?!

    Ich sage, jeder hat sie. Und sollte sie sich nehmen. Denn schließlich geht es hier um den schönsten Tag im Leben der Kunden, um die 100 Jahr-Feier eines Familienbetriebes oder um das Schulfest der eigenen Kinder. Wer will da schon sagen müssen „Oh, das Funkmikrofon habe ich vergessen“ oder „Sorry, die zusätzliche Box hatte ich mir nicht notiert“. Das wäre nicht nur hoch peinlich, sondern kann geschäftsschädigend sein. Enttäuschte Kunden sprechen selten Empfehlungen aus.

    Wer in den Sommermonaten jeden Freitag und Samstag als DJ unterwegs ist, muss sich organisieren, um Termine, Locations und die Namen des Brautpaares nicht durch einander zu bringen.

    Was gehört nun zu einer guten Vorbereitung? Meiner Meinung nach ist die Kommunikation mit dem Kunden das A und O. Und das fängt schon bei der ersten Kontaktaufnahme an.

    Ein Beispiel: Das Telefon klingelt, ein möglicher Kunde fragt wegen einem Termin nach. Schon an diesem Punkt sollte man die wichtigsten Infos abfragen und notieren. Dabei kann ein Formular für den „Erstkontakt“ sehr hilfreich sein. Name und Kontaktdaten des Kunden, Datum und Ort, Veranstaltungstyp, Gästeanzahl, Budget. Mit diesen Eckdaten kann man in der Regel schon ein Angebot erstellen.

    Wenn ich gerade unterwegs bin oder nichts zu schreiben habe, bitte ich den Anrufer, mir alle Informationen per E-Mail zu schicken. Wenn ich dann wieder zu Hause bin, kann ich in aller Ruhe die Nachricht durchgehen und ein Angebot abschicken.

    An die E-Mail hänge ich dann immer noch eine Veranstaltungscheckliste, die ich mir vor Jahren von einem Freund kopiert und dann an meine Bedürfnisse angepasst habe. Mit der Checkliste frage ich dann alle Infos ab, die mir noch fehlen. Die Kontaktdaten der Trauzeugen, den zeitlichen Ablauf und die Lieder für den Eröffnungstanz und den Brautstraußwurf.

    Als besonders wichtig hat sich der Punkt „Genaue Adresse der Location, mit PLZ“ herausgestellt. Findet die Feier nämlich nicht in einem Hotel statt, dessen Adresse man auch im Internet findet, sondern in einem „Haus am See“, einer Gartenlaube oder einer Scheune, die im Navi nicht auftaucht, ist man als DJ verloren, bevor man auch nur einen Song gespielt hat. Oder die Adresse lautet „Hauptstraße 1 in Neustadt“ – in welchem Neustadt??? Darum immer mit Postleitzahl! Ist die Location sehr abgelegen, bitte ich immer um eine Anfahrtsskizze.

    Und diese Beispiele sind nicht zufällig gewählt! In meinen jungen Jahren als DJ ohne Navigation habe ich selber solche Situationen erlebt. Zum Glück ist immer alles gut gegangen.

    Hat der Kunde das Angebot unterschrieben, die Checkliste ausgefüllt und alles zusammen mit einer Titelwunschliste zurück geschickt, antworte ich immer mit einer Buchungsbestätigung, damit der Kunde auch weiß, dass alle Unterlagen bei mir angekommen sind. Ich vereinbare dann ein Gespräch, entweder vor Ort oder am Telefon. Das ist immer von der Entfernung abhängig.

    Die Vorortgespräche sind mir persönlich lieber, weil ich dann Fotos plus eine Skizze machen kann, in der ich meinen Platz und die Steckdosen einzeichne. Auch wenn man die Location von anderen Feiern kennt, lohnt sich ein weiterer Besuch. Wieder ein Beispiel: bei einem Termin in einer Location, in der ich im Vorjahr schon gespielt hatte, hing auf einmal ein schwarzer Kasten an der Wand vor der ich stehen sollte, daneben war eine Art Sensor angebracht.

    Auf meine Nachfrage hin stellte sich der Kasten als neuer Lautstärkenbegrenzer heraus, der wegen der Beschwerden aus der Nachbarschaft installiert werden musste. Der Kasten hatte ein Display und zeigt die Lautstärke in Dezibel an. Ich habe dann den Subwoofer aus dem Angebot gestrichen, und meinen Aufbau so geplant, dass ich möglichst weit von diesem Ding entfernt war. Auch das habe ich auf der Skizze vermerkt.

    Was mache ich nun mit all den Infos, die ich gesammelt habe? Zum einen habe ich mir eine Tabelle mit allen Terminen, Kontaktdaten und wichtigen Infos erstellt.

    Nach jedem Gespräch übernehme ich was neu ist und habe immer den Überblick über die gesamte Saison. Das Angebot, die Checkliste, die Skizze und die Wunschtitelliste stecke ich in Klarsichtfolien, damit ich alle Infos beisammen habe.

    Mittlerweile habe ich auch angefangen, mein Ipad als papierloses Büro zu nutzen und darin alle Informationen zu sammeln. Ich habe das Ipad bei jeder Veranstaltung als Backup dabei. Da macht es Sinn, darauf auch den Ablaufplan parat zu haben.

    Am Anfang jeder Woche nehme ich mir dann die Zeit und gehe alle Termine am Wochenende noch einmal durch, bereite in meiner DJ-Software eine Playliste vor, besorge mir noch fehlende Songs und melde mich auch noch einmal beim Brautpaar um den Ablauf ein letztes Mal durchzugehen.

    Dieser intensive Kontakt zu meinen Kunden hat eine beruhigende Wirkung, sowohl auf mich als auch auf meine Kunden.

    Wolfram Bonnet - http://www.djservicefrankfurt.de

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