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Mit dieser Management Software arbeite ich

13.03.2019

| Verfasser:

Vor kurzem führte ich Vorstellungsgespräche für den ersten Mitarbeiter, den ich einstellen will. Dieser Mitarbeiter soll mich in meiner täglichen Büroarbeit mit Kundenanfragen, Angeboten & Emails unterstützen.

 

Da ich seit einiger Zeit mit einer brandneuen Management Software arbeite um meine DJ Bookings, meine Kunden und die Emails zu sortieren, muss ich den Umgang mit dieser Software dem neuen Mitarbeiter zeigen.

Eine kleine Einarbeitung sozusagen.

 

Diese Software ist eine kleine Revolution in der Hochzeits-Branche, in der ich arbeite. Und da ich eh dabei bin diese Software meinem Mitarbeiter zu zeigen, will ich sie Dir in diesem Blog auch einfach mal vorstellen und zeigen wie sie mich in meiner täglichen Arbeit unterstützt.

 

Sie nennt sich Hochzeit.Management.

 

Du kannst dir diesen Blogbeitrag auch als Video ansehen

 

 

 

Hochzeit.Management 30 Tage kostenlos testen 

Stell dir mal vor du könntest dir jeden Monat 10 Arbeitsstunden sparen

  • Bringst deine DJ Termine nicht durcheinander

  • Musst jede Email nur 1x vorschreiben

  • Wirst an To-Dos für deinen Bookings erinnert

  • Hast alle Daten & Zahlen für das Booking sofort bei der Hand

  • Könntest das aus einer App heraus machen - vom Büro-PC zuhause, vom Smartphone von unterwegs oder auch per Laptop im Urlaub.

Genau DAS kann dieses Hochzeit.Management.

 

Aber lass uns mal von Anfang her anfangen.

 

 

Wie funktioniert es?

Das Prinzip ist super einfach: Du bindest das Kontaktformular, welches du bei Hochzeit.Management erstellen kannst in deiner Webseite ein. Darüber kommen die Bookinganfragen. In der Software landen diese Anfragen dann.


Du siehst hier nun direkt ob du überhaupt noch frei bist. Das wird mit einfachen Rot-Grün-Geld Farben gekennzeichnet.

  • Grün, wenn du frei bist

  • Rot wenn der Termin verbucht ist und

  • Gelb, wenn frei ist, aber aktuell schon ein anderer Kunde den Termin angefragt hat.

 

Je nachdem ob du frei oder verbucht bist kann die App eine automatische Email an den Kunden senden, so dass du es nicht noch erst selbst machen musst. - Diese Emails kannst du vorher selbst schreiben.

So muss ich nie jedem einzelnen Kunden eine Absage schreiben.

 

Du kannst ihm aber auch eine Antwortmail mit einem anderen Inhalt schicken lassen, wenn du noch frei bist. So muss er auf eine Antwort von dir nicht immer warten bis du mal Zeit zum antworten hast. Das macht die Software automatisch für dich.

 

Nach einer Anfrage durch das Formular, bekommt der Kunde im System einen vorgefertigten Ablaufplan zugeordnet mit einzelnen Steps die für dich wichtig sind im Ablauf mit dem Kunden. Von der Anfrage hin über die Buchung, bis zum eigentlich Gig. Und sogar noch danach. Dafür gibt es einzelne Kategorien.

 

Der Gig wird in deinem Kalender gebucht (auch mit anderen Kalendern synchonisiert) und du wirst über alle Schritte informiert, die du bis zu dem Gig dafür machen musst, wie z.b.

  • Musik & Technik für den Kunden vorbereiten

  • Eventuelle Sonderwünsche bereit legen

  • Vorgespräch führen

  • Location besichtigen

  • Rechnungen schicken

  • uvm
     

 

Durch die Anfrage durch dieses System von Hochzeit.Management geht dir kein Kunde mehr verloren. Die, die per einfache Email oder Telefon anfragen, kannst du manuell mit 2Klicks ins System eintragen.

 

Und auch Kunden, die mir selbst vorher einfach verloren gegangen sind, weil sie auf Rückfrage Emails nicht mehr reagierten, bleiben jetzt aktiv und ich werde an sie erinnert. So geht dir kein Kunde mehr verloren nach einer Anfrage.

 

Da das System ständig weiter entwickelt wird, gibt es hier immer modernere Sachen. Vor kurzem wurde erst die Möglichkeit eingefügt Angebote & Rechnungen direkt mit dem System zu schreiben, welche deinem Kunden dann zugeordnet sind.

 

Ein geiles Highlight ist z.b. das Email-Tracking. Mit einem Einverständis deines Kunden kannst du seine Emails tracken und sehen wie oft er sie geöffnet hat und wie oft er Links darin angeklickt hat. Das ist für mein Marketing echt wichtig, denn so sehe ich auch, wenn er noch garnix geklickt hat, dass die Mail vielleicht garnicht ankam und im Spam Ordner liegt. Auch lässt sich so erkennen wie stark er an deinem Angebot interessiert ist. Je nacjdem wie oft er es sich anguckt….

 

Wer weiß denn sonst wo die Mails seiner Kunden liegen und ob sie angeklickt wurden?

 

Zudem werden dir deine nächsten Termine direkt in der Software angezeigt. Auf Wunsch wirst du sogar per Email an diesen Termin erinnert.

 

Zu meinen DJ Anfängen habe ich jede Email und jede Antwort-Email mit meinen Kunden einzeln geschrieben. Als ich merkte, dass ich viele Emails mit dem selben Inhalt immer und immer wieder schreiben musste, habe ich mir damals Email-Vorlagen mit Textblöcken erstellt um mir Zeit zu sparen.

 

Auch Hochezeit.Management nutzt diese Textblöcke. Mit einem Klick sind sie in eine Email eingefügt – und es werden sogar automatisch meine Kundennamen, Daten, Locationinfos, usw individuell ausgetaucht. Das habe ich bisher noch manuell gemacht. Jetzt sogt ein Platzhalter dafür, dass immer das Richtige drin steht und ich nicht mehr Kundin Denise Müller mit Anne Friedrich anspreche, weil ich vergessen habe was zu korrigieren. Macht alles das System!

 

Früher habe ich noch mit Papierkalender gearbeitet, als ich noch ein paar wenige Kunden habe, aber irgendwann wurde das unübersichtlich. Nun nutze ich auch den integrierten Kalender von Hochzeit.Management. Es trägt nicht nur alle Booking-Termine in meinen Handykalender von Google ein, sondern synchronisiert auch den internen Kalender mit den privaten Terminnen, die ich z.b. über mein Handy eintrage.

 

So sagt mir die Software bei einer Bookinganfrage direkt mit der Farbe gelb und einem Infotext: „Termin zwar frei, aber ich habe hier einen privaten Termin eingetragen“ – Nie wieder den Geburtstag meiner Freundin mit einem Gig belegen…. Ist wirklich mal passiert. Nun aber nicht mehr.

 

 

Was ich selbst aber persönlich richtig schätze:

Der Kundenservice von Andreas, das ist der Entwickler der Software. Andreas arbeitet selbst als Vidoegraf in der Hochzeitsbranche und kennt sich daher direkt mit unseren täglichen Arbeitsabläufen aus und hat das alles in eine kompakte Software gepackt.  Alle Benutzer von Hochzeit.Management sind eine Community, die sich asutauschen, Fragen & Verbesserungsvorschläge posten können.
Und der Service ist Bombe. Hilfen & Fragen werden innerhalb kürzester Zeit beantwortet, Probleme direkt mit Screensharing in meinem Programm gelöst. Das ist megamäßig!


Echt mal, da muss erst ein östereichischer Videograf kommen und dem Markt mal zeigen wie Service funktioniert. Ohh, ich würde so gerne DHL, Unity Media und wie die Firmen alle heißen – wie Kundenservice funtktioniert!

 

 

Aber mal offen gesagt:
Die Software lässt mich besser als meine Kollegen. Nicht im DJing, aber im Büro und Anfrage-System. Wir alle wissen, dass Schnelligkeit und Individualität drüber entscheiden können, ob du gebucht wirst oder nicht. Während alle anderen damit beschäftigt sind jede Email einzeln zu schreiben und vielleicht die hälfte vergessen, mache ich das mit 2 Mausklicks, habe alles relevante in der Email drin und nutze die verbleibende Zeit um mich um andere wichtige Dinge zu kümmern. Oftmals bin ich dadurch allen anderen 1 Schritt Voraus!

 

Wo ich früher

noch 4 verschiedene Programme und einen Papier+ Digitalkalender genutzt habe, mache ich es alles nun nur noch mit der Software. Im Büro zuhause, vom Handy von unterwegs oder mit dem Laptop aus dem Urlaub.

 

Deswegem auch hier dieses Video. Und vielleicht ist diese Software ja auch etwas für Dich. Hier über den Link kannst du sie 30 Tage einfach testen und von all den Dingen profitieren, bei denen sie mir selbst auch weiterhilft.

 

 

Aber hier noch 2 Dinge, die ich selbst einfach insgeheim auch geil finde:

Du hast in der Übersichtsmake eine Statisktik-Übersicht, die dir anzeigt

  • Wie viele Anfragen hast du in den letzten 24/48 oder 72 Stunden bekommen?

  • Gibt es noch offene Rechnungen?

  • Wie viele Anfragen für Hochzeiten, Geburtstage oder sonstige Events hast du für 2019/20/21 usw schon bekommen.

  • Und wieviele Buchungen hast du aktuell in 2019/20/21/usw schon drin.

Das wird dir direkt als Zahl angezeigt. Ich wusste vorher schon wie viele Bookings ich jedes Jahr habe, aber nicht wie viele Anfragen kamen denn für dieses Jahr schon rein? Weil manche sind ja einfach unter gegangen. Darüber habe ich keine Statisktik geführt. Jetzt zeigt mir das Hochzeit.Management an

 

So, aber genug erzählt. Ich wollte sie dir einfach nur zeigen. Ich arbeite aktiv seit eineiger Zeit damit, meine zukünftigen Mitarbeiter werden es tun ….. und vielleicht du ja zukünftig auch.

 

Viel Spass damit, machs gut

- Mike

 

Hier kannst du Hochzeit.Management 30 Tage kostenlos testen

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